Доверенность в бизнесе: как правильно выдавать и что предусмотреть
Юридическая доверенность в бизнесе подтверждает полномочия представителя субъекта предпринимательства, то есть компании или ИП. Это важный инструмент, который позволяет делегировать полномочия и облегчить выполнение задач. При правильном оформлении доверенность может существенно упростить оперативное управление бизнесом.
В каких случаях в бизнесе нужна доверенность
Рассматриваемый документ необходим в случаях, когда сотрудник должен выполнить какие-либо действия от имени организации или ИП. В частности, доверенность может быть выдана:
- бухгалтеру, который отправляет отчетность в ФНС и СФР
- юристу компании, который представляет ее интересы в суде
- сотруднику, который подписывает договоры, акты выполненных работ, работает с такими платформами, как ЕГАИС, Честный знак, Федресурс
- представителю для участия в электронных торгах
- работнику, забирающему груз для компании и в др. случаях.
Далее приведем несколько примеров, когда доверенность, оформленная на надежного человека, поможет сэкономить время, необходимое для решения более важных задач.
Пример 1.
ИП занимается сельскохозяйственной деятельностью. У него есть большой участок земли в селе, но регистрация и офис у него в близлежащем городе. Чтобы сдать отчеты, встретиться с представителями контрагентов или забрать корреспонденцию, ИП нужно ехать в город. На дорогу он тратит время, которое мог потратить непосредственно на полевые работы, особенно когда его присутствие обязательно. Выходом из положения стала доверенность, оформленная на сестру, являющуюся бухгалтером, с которой она получает письма, сдает отчетность, подписывает договоры.
Пример 2.
Компания занимается производством товаров и реализует их в своем регионе, самостоятельно доставляя покупателям. Недавно у нее появился покупатель из другого региона, поэтому руководство решило воспользоваться для доставки товаров услугами транспортной компании, что нужно делать дважды в месяц. Заметив, что за грузом приезжают одни и те же водители, руководство решает оформлять на них не разовые доверенности от юридического лица, а документ сроком на год.
Пример 3.
ООО, занимающееся строительным бизнесом, выиграло тендер на ремонт школы в другом регионе. Однако директор, который вместе с бригадой должен был выехать на заказ, внезапно оказался в больнице. По этой причине он оформил генеральную доверенность на работающего в его компании сына, по которой тот подписал договор и акт приема-передачи.
Как составить
Доверенность должна иметь письменную, а при необходимости письменную нотариально удостоверенную форму. Последняя используется в определенных случаях, например, при передаче права требования взыскания задолженности, передаче доли компании в залог, при совершении нотариальных сделок или при передоверии полномочий по основному документу.
Кроме документов на бумажном носителе, в бизнесе применяется машиночитаемая доверенность – электронная форма, подписанная ЭЦП руководителя или ИП. Она обычно оформляется на бухгалтера, и используется для сдачи отчетов, ведения документооборота с контрагентами.
Доверенность может быть составлена нотариусом, а при наличии шаблона самим доверителем. Главное, чтобы ее текст содержал:
- наименование документа
- данные сторон (ФИО, реквизиты паспорта для физлиц, а для организаций — полное наименование, ИНН, ОГРН, КПП)
- перечень полномочий, которыми доверитель наделяет доверенное лицо
- дату выдачи и период, на который выдан документ
- подпись доверителя (руководителя организации или ИП)
- печать (при наличии).
Доверенность в бизнесе может быть выдана для совершения конкретного действия однократно, для совершения однородных действий многократно либо являться генеральной, то есть наделяющей доверенное лицо неограниченным кругом полномочий.
Важно! При отсутствии в документе указания на продолжительность периода его действия, срок считается равным 1 году.
Рекомендуется вести учет доверенностей, занося в журнал следующую информацию:
- дата выдачи
- срок действия
- ФИО доверителя и доверенного лица
- описание полномочий
- сведения об отзыве, если такой имел место.
Это поможет избежать путаницы и даст возможность быстро проверить статус доверенностей.
Как отозвать доверенность
Если необходимо аннулировать действие доверенности до истечения ее срока, то сделать это можно следующим образом:
- через нотариальную контору, если документ заверен нотариусом
- через уведомление лица о прекращении его полномочий, если доверенность имеет простую письменную форму. В этом случае составляется приказ, а также извещение, которое направляется доверенному лицу. Параллельно об отзыве доверенности извещаются контрагенты, с которыми работал представитель. Важно также истребовать у представителя отозванный документ.
