Электронные трудовые книжки: правила и нюансы ведения

Ведение электронных трудовых книжек обязательно.

Цифровизация затронула различные сферы деятельности, что спровоцировало появление электронных документов. С целью упрощения кадрового документооборота и снижения административной нагрузки на работодателей с 2020 года введена электронная трудовая книжка. Цели перевода трудовых книжек в цифровой формат: свести к минимуму количество ошибок, сократить время на обработку документов и повысить уровень безопасности данных лиц, которые ведут официальную трудовую деятельность и после планируют получать пенсию от государства.

Почему ЭТК обязательна и можно ли вернуться к бумажной книжке

По новым правилам работодатель обязан формировать информацию о стаже и трудовой деятельности работника в электронном виде. Данная информация передается и хранится в СФР. Предполагается, что таким образом можно обеспечить сохранность важных для будущего пенсионера сведений. Уходящим на пенсию гражданам не придется собирать документы, чтобы подтвердить периоды работы у того или иного работодателя. Вся необходимая для назначения пенсии информация будет в распоряжении СФР, за исключением той, которая работодателем не передавалась.

Трудовые книжки в прежнем бумажном формате для работников, которые не переходили на новый формат, работодатель обязан вести так же, как и раньше. При этом параллельно сведения должны вноситься и в цифровой документ.

У вновь трудоустраивающихся, а также тех работников, которые отказались от бумажной книжки, такой возможности нет. Их книжки ведутся исключительно в электронном виде.

Как завести трудовую книжку новому работнику в 2025 году

Если гражданин трудоустраивается впервые, оформление трудовой книжки в электронном виде будет включать следующие этапы:

1. Запрос необходимых при трудоустройстве документов (паспорта, ИНН, СНИЛС и др.).

2. Прием сотрудника на работу (вынесение приказа, подписание ТД, ознакомление с документами).

3. Заполнение в отношении нового работника формы ЕФС-1.

4. Передача сведений в СФР.

5. Уведомление работника о формировании ЭТК.

Как вести электронную трудовую книжку: форма ЕФС-1

На самом деле книжку работника ведет СФР, а работодатель только предоставляет ему необходимые сведения. Последние заносятся в форму ЕФС-1, после чего форма отправляется в фонд на бумажном либо электронном носителе.

При трудоустройстве в форму вносятся личные данные работника и заполняется раздел 1.1, включающий такие сведения, как дата приема, код выполняемой работником функции, должность, основание и иные сведения.

Форма ЕФС-1 ведется по каждому работнику. Оформление данного документа требуется при приеме на работу, переводе на другую должность, присвоении квалификации, увольнении работника и в других, связанных с трудовой деятельностью, случаях.

Порядок предоставления сведений в СФР

Форма ЕФС-1 подается при трудоустройстве гражданина, а также в случаях кадровых изменений с ним. Если в отчетном периоде таковых не произошло, форму подавать не нужно. 

При штате организации менее 10 человек сведения можно подать на бумажном носителе. Если численность более данного лимита форма ЕФС-1 подается только в электронном виде.

Отправка сведений осуществляется либо через оператора ЭДО, либо через программу СФР.

При приеме на работу нового сотрудника сведения о нем подаются до истечения следующего за приемом дня. При других изменениях, связанных с трудовой деятельностью работника, например, при переводе, до 25 числа следующего месяца. 

Как исправить ошибку в ЭТК

Если работник сам обнаружит ошибку в записях ЭТК, ее можно исправить. Вариантов, как посмотреть электронную трудовую книжку несколько: заказать выписку через «Госуслуги», в МФЦ или личный кабинет СФР.

Для этого необходимо подать в СФР лично либо через портал «Госуслуги» заявление с указанием сведений, подлежащих корректировке, и приложением подтверждающих документов.

Заявление будет рассмотрено в течение 10 дней или в срок до 3 месяцев, если уполномоченный орган запросит сведения у работодателя.

Уведомление о внесенных изменениях поступит в личный кабинет портала.

Штрафы за отсутствие ЭТК

Игнорирование требования законодательства относительно ведения электронной трудовой книжки является административным правонарушением и наказывается штрафом, величина которого для предпринимателя может достигать 5 тысяч рублей, для организации 50 тысяч.

Наказанию подлежат не только работодатели, не ведущие ЭТК, но и те, кто своевременно, полно и достоверно не передает сведения посредством формы ЕФС-1. За каждого работника, в отношении которого не были переданы сведения, нарушителю грозит штраф до 500 рублей.

Подбор лучших кредитов для бизнеса и физических лиц.