Как правильно списать дебиторскую задолженность

Списание дебиторской задолженности важная часть финансового учета компании, позволяющая корректно отражать ее реальные активы. К тому же это обязательное требование бухгалтерского учета. Несвоевременное списание дебиторки может быть признано грубым нарушением. В самом процессе списания важно соблюдать несколько ключевых моментов.

Что такое

Дебиторской задолженностью признаются денежные долги контрагентов в пользу компании, предприятия или учреждения. Таковая возникает в момент передачи денег и постепенно уменьшается по мере ее погашения контрагентом.

Дебиторская задолженность в балансе фиксируется в соответствующей одноименной строке, которая находится во втором разделе «Текущие активы»

Какой может быть дебиторская задолженность в бухучете

Сомнительной задолженностью в бухучете признается не обеспеченная какими-либо гарантиями задолженность, отвечающая одному из следующих условий:

• контрагент не погасил долг в срок, определенный договором
• контрагент пока не допустил просрочку, но есть основания полагать, что таковая возникнет в будущем. К примеру, если поступила информация о банкротстве партнера по бизнесу.

Безнадежная дебиторкой в бухучете считается денежная сумма, которую компания не сможет взыскать с должника-контрагента. В бухгалтерском учете она отражает долг, который по различным причинам стал неплатежеспособным. Обычно она переходит в статус безнадежной по истечению срока давности. Учитывается  общий СИД составляет 3 года. Но закон не запрещает компания установить и собственные критерии, позволяющие признать безнадежным долг по дебиторке.

Какой может быть дебиторская задолженность в налоговом учете

1. Сомнительной в налоговом учете считается задолженность, отвечающая всем перечисленным ниже условиям:

• долг ничем не обеспечен (например, залогом или поручительством);
• контрагент не погасил долг в срок;
• долг возник вследствие выполнения каких-либо работ, реализации товаров либо оказания услуг.

2. Безнадежная задолженность в налоговом учете – это задолженность:

• по которой истек СИД;
•  ликвидированного контрагента;
• должника-физлица, признанного банкротом;
• подтвержденная актом госоргана о невозможности исполнения должником обязательства;
• по результатам взыскания которой судебным приставом окончено исполнительное производство в связи с отсутствием имущества или невозможностью установления местонахождения должника

Важно! В налоговом учете задолженность может быть признана безнадежной только при ее соответствии условиям налогового законодательства.

Документальное оформление списания

При подготовке документов важно учитывать, что списание должно соответствовать закону и внутренним регламентам компании. Весь пакет документов впоследствии может быть проверен налоговой. В перечень документального обеспечения списания дебиторки входят:

1. Приказ формы ИНВ-22 о проведении инвентаризации, в ходе которой и выявляются долги, подлежащие списанию.
2. Акт инвентаризации расчетов формы ИНВ-17.
3. Документальные доказательства предпринятых мер по взысканию долга, которые подтверждают возникновение и невозможность взыскания дебиторской задолженности.
4. Приказ о списании.

Организация также вправе использовать при списании задолженности собственные бланки, разработанные в соответствии с требованиями ст. 9 ФЗ № 402.

Списание дебиторской задолженности в бухучете

Каждая организация обязана формировать резерв по сомнительным долга, за исключением случаев уверенности в том, что должник погасит просроченную дебиторскую задолженность. Данный резерв предполагает определенную сумму, выделяемую на тот случай, если часть дебиторской задолженности окажется сомнительной или безнадежной.

На бухгалтерском уровне списание задолженности отражается через проводки: резерв отражается по кредиту 62 счета, а списывается задолженность по дебету счета 63 и кредиту счета 62, 76 или др. В случае превышения суммы долга над суммой резерва разница учитывается за счет прочих расходов, который в дебете отражается по счету 91.

При этом долг списывается в тот период, когда дебиторка признана безнадежной.

После списания, долг необходимо в течение пяти лет отражать по дебету счета 007, а по истечению этого периода он полностью списывается. Обусловлено это тем, что в перспективе платежеспособность контрагента может восстановиться. Так же помним, что даже после ликвидации компании существует вероятность взыскания долга в рамках субсидиарной ответственности с ее директора или владельцев.

Списание дебиторки в налоговом учете

Здесь формирование резерва необязательно. Но оно может применяться как способ оптимизации налогов.  При наличии такового безнадежная задолженность списывается за счет него с отнесением разницы на внереализационные расходы. При отсутствии списание осуществляется только за счет таких расходов. При этом подтверждающие документы необходимо хранить минимум 4 года.

Стоит также отметить, что списать безнадежную дебиторку в данном случае могут только организации, перечисляющие налог на прибыль путем. Соответственно плательщики ЕНВД, ИП на УСН и ОСНО списать такую задолженность не могут. 

Подбор лучших кредитов для бизнеса и физических лиц.