Обновленные правила командировок: что останется, а что изменится с 1 сентября 2025 года

Если официально трудоустроенный сотрудник по распоряжению руководства компании выезжает выполнить его поручение вне постоянного места работы, такой выезд называется командировкой. Он может быть временным (на несколько дней) или длительным. Но для любого выезда необходимо оформлять соответствующие документы. Правила направления в командировку работников регулируется Правительством РФ. Осенью действующее ПП № 749 заменит утвержденное в апреле ПП № 501. Последнее будет действовать до сентября 2031 года.

Какие документы для оформления обязательны 

Главным документом-основанием является приказ, представляющий собой письменное распоряжение работодателя об отправке работника для выполнения определенного поручения вне места работы, в том числе в место, являющееся представительством или филиалом командирующей организации.

Важный момент! Если работа сотрудника имеет разъездной характер, направление его в то или иное место командировкой не считается.

Для оформления приказа может быть использована форма Т9. Ранее требовалось оформлять командировочные удостоверения, но сейчас они необязательны, как и служебные задания. Но в некоторых организациях они могут оформляться, если это предусмотрено локальными документами.

Кроме того, если работник будет выполнять поручение работодателя в праздничные или выходные дни, потребуется его письменное согласие, а работодателю нужно также оформить соответствующий приказ.

После издания приказа на его основании работнику выдается аванс, выдачу которого необходимо оформить расходным кассовым ордером.

Порядок оплаты 

Как и другим работникам, командированному начисляется заработная плата. Только начисляется она в размере среднего заработка. Кроме этого командированному оплачиваются дополнительные расходы — суточные. Суточные могут включать расходы по найму, проезду, а также иные расходы, произведенные с разрешения или «с ведома» руководства. Последняя формулировка добавлена в новые правила, вступающие в силу осенью 2025 года.

Работник должен сохранить все чеки и квитанции для подтверждения своих расходов и после возвращения отчитаться в течение 3 дней. К отчету прилагаются документы, подтверждающие:

• наем жилого помещения. Если работник снимает жилье, работодатель обязан возместить эти расходы
• проезд. В этой части предоставляются отчетные документы, даже если сотруднику был предоставлен служебный автомобиль или он поехал на своем ТС
• иные расходы командированного работника.

Что касается изменений, вступающих в силу этой осенью, то новые правила командировок внесли единое определение «проездных документов». Теперь к ним относятся все чеки, квитанции, билеты, путевые листы – все то, что может подтверждать расходы на проезд.

В случае отсутствия документального подтверждения целевых расходов, работник рискует получить взыскание авансовой выплаты из своей заработной платы в рамках дисциплинарного проступка.

Категории сотрудников, кого нельзя отправлять в командировки

Закон содержит список сотрудников, которых нельзя отправлять в поездку для выполнения трудовых функций в другом месте. В данном случае новые правила командировок изменения не внесли, к ним, как и раньше относятся следующие группы работников:

• женщины, ожидающие ребенка
• лица до 18 лет, за исключением тех, кто является спортсменом либо трудится в сфере искусства, например, снимается в кино, играет в театре, работает на телевидении
• работник, с которым у работодателя заключен ученический договор, если только командировка не связана с получением образования.

Но некоторые категории могут быть направлены при условии наличия их письменного согласия или отсутствия противопоказаний врача. К ним, например, относятся беременные работницы, инвалиды, родители, которые в одиночку воспитывают несовершеннолетних до 14 лет или многодетные и др.

Любые другие категории официально трудоустроенных работников, не относящиеся к вышеперечисленным, могут быть направлены в другой город или страну в установленном законодательством порядке. Но есть и правомерные варианты для отказа, например, если поездка запланирована на время больничного, отпуска или выходного дня.

Как оформляется

Порядок направления работника в командировку предусматривает совершение следующих последовательных действий:

1. Издание приказа. На этом же этапе при необходимости берется письменное согласие работника на его командирование.
2. Выдача работнику аванса.
3. Внесение сведений о командировании работника в журнал учета. Данный шаг обязателен только в том случае, если ЛНА работодателя предусмотрено ведение такого журнала.
4. Принятие расходов к учету и последующее ведение табеля учета рабочего времени в отношении командированного работника.

Как работодателям подготовиться к сентябрьским изменениям

Правила служебных командировок и их оформление в целом остались прежними, поэтому особо тщательной подготовки не потребуется. До сентября работодателям необходимо:

• проверить свои ЛНА, и если в них есть ссылки на ПП № 749, то следует поменять номер постановления на новый 501, а также внести иные соответствующие ему поправки
• направить рассылки по внутренней почте, провести обучение сотрудников бухгалтерии, обратив внимание на новые формулировки, касающиеся документов, подтверждающих проезд, а также в части возмещения расходов.

Подбор лучших кредитов для бизнеса и физических лиц.